無駄なタスクが増える理由は

多くの人間が集まって仕事をしていると、意識をしなければ無駄なタスクが増える傾向にあります。一つの案件を完了させるまでに同じことを複数回行っていたり、既に完了させたことを取り消して、同じ行程を再度行うことが常態化しているケースが見受けられます。

この原因の多くはスタッフ間の意思疎通が不足していることです。人それぞれにこだわりがあり、次の行程を担う人間が納得できる形に手直しすることが根本的な理由になります。早い段階で正しいものを作るよう、指導やアドバイスがあれば良いのですが、意思疎通が不足することで細かな指導ができません。

コミュニケーションで案件全体の仕事を効率化する

仕事の効率化には関係者全員での話し合いや、方向性の決定が欠かせません。前述のように、無駄な行程が複数回に及ぶことは頻繁にあり、それを減らすことで仕事のパフォーマンスは向上します。普段の仕事の中で気になることや、この行程は省いても問題ないということを見つける努力をしましょう。

ヒューマンスキルに関する部分だけでなく、設備のアップデートや、効率化に対する報奨制度を充実させることも同時に行うべきです。技術の進歩は目覚ましく、特にIT系など先端技術が盛んに導入されている業界では、最新設備を導入することが生産性の向上に一役買うでしょう。

また、スタッフ一人一人が所属部署、あるいは会社全体の仕事の進捗を考えることは個々の意識の向上にも繋がります。いずれは戦う集団としての心構えができてくるでしょう。

ワークフローとは、業務や作業の一連の処理の流れを規定することにより、ドキュメントや情報などが各階層に潤滑に流れやすくするもので、自動化されるものもあります。